Оформление рабочего места влияет на эффективность сотрудника. Следовательно, повышение KPI начинается с модернизации отдельных локаций и офиса в целом.
Популярные форматы
Грамотно разработанный интерьер офиса решает три задачи. Во-первых, формирует имидж компании. Во-вторых, положительно сказывается на производительности труда. В-третьих, улучшает психологический климат и повышает лояльность сотрудников.
Рассмотрим распространенные офисные планировки:
- классическая — с кабинетами для персонала и руководства;
- гибкая (коворкинг);
- комбинированная, совмещающая черты классики и коворкинга.
Хотите изменить планировку офиса? Ознакомьтесь сначала с положительными и отрицательными сторонами самых популярных форматов — кабинетного и комбинированного.
Плюсы и минусы классической планировки
Основное преимущество классического формата — приватность, дополнительный плюс — высокая звукоизоляция. Работая в отдельном кабинете, сотрудник не отвлекается от текущих задач и сохраняет конфиденциальность доверенной ему информации. Кроме того, в отдельном кабинете можно принимать партнеров, клиентов, демонстрировать расположение и индивидуальный подход.
Минус классической планировки — обособленность от коллектива. В случае с бухгалтерами, юристами, руководителями отделов изоляция пойдет на пользу, но представителям креативных профессий, постоянным участникам совещаний, семинаров, мозговых штурмов она только помешает.
Достоинства и недостатки комбинированной планировки
Смешанная планировка предполагает выделение кабинетов и обустройство общего пространства с «гибкими» рабочими местами. Для реализации такого проекта потребуются мобильные ширмы или перегородки. С их помощью отделяют:
- закрепленные и незакрепленные рабочие места;
- обособленные офисные зоны;
- публичные пространства.
Закрепленные рабочие места (кабинеты) используют для создания приватности, которая необходима бухгалтерам и менеджерам. В выделенных офисных залах проводят совещания, мозговые штурмы, переговоры. Публичное пространство — это залы для презентаций и ресепшн.
При такой планировке закрепленные рабочие места будут иметь только сотрудники, трудящиеся в офлайн-режиме. Остальные работники смогут занимать любые свободные места в open space, обособленном или публичном пространстве. Подобный подход имеет преимущества. Во-первых, площадь комбинированного офиса, как правило, на 30-40% меньше габаритов стандартного кабинета. Во-вторых, владелец бизнеса сможет провести быструю реорганизацию рабочего пространства.
Существенным минусом комбинированного формата является обилие отвлекающих факторов, влияющих на KPI сотрудников. При выборе такой схемы нужно серьезно отнестись к планировке функциональных зон.
Как обустроить рабочую, обособленную и публичную зоны?
Правила делового этикета предполагают разделение офисного пространства на две локации: фронт-офис и бэк-офис. В первой части принимают гостей, проводят переговоры, устраивают презентации, во второй — работают, собирают совещания, отдыхают. К первой части относятся публичная и обособленная локации, а также кабинеты руководителей, ко второй — рабочая и обособленная зоны.
Перепланировка фронт-офиса
Обязательными элементами фронт-офиса выступают функциональные зоны с общим доступом:
- ресепшн, холл, зал ожидания для клиентов, приемная руководителя;
- переговорные комнаты;
- кабинеты руководителя и топ-менеджеров, принимающих посетителей.
Ресепшн должен быть максимально комфортным и удобным. В этой части офиса устанавливают стойку, уютные кресла, журнальные столики, обустраивают гардеробную. Даже в компактной зоне важно найти место для дивана и вешалки.
Переговорная комната может занимать от 5 до нескольких десятков квадратных метров. Ее размеры зависят от частоты встреч, числа сотрудников, участвующих в переговорах. Обязательный компонент таких зон — звукоизоляционные панели. В некоторых офисах можно увидеть обособленные и абсолютно бесшумные акустические кабины. В качестве мебели используют мягкие диваны, кресла, пуфы, улучшающие звукоизоляцию и создающие атмосферу комфорта. Хорошо дополнят мягкую мебель стены из декоративных растений.
Кабинет руководителя делится на три мини-зоны: рабочее пространство, место для отдыха, зал заседаний. Меблировка рабочей части предполагает приобретение кресла, стола, шкафа для документов. В зоне отдыха устанавливают журнальный столик, мягкую мебель, цветы. Зал совещаний оборудуют мультимедийной техникой, большим столом, удобными креслами.
Функциональные зоны бэк-офиса
Планировка должна включать:
- рабочую часть, оформленную в классическом или креативном стиле;
- обособленную или совмещенную с холлом зону отдыха;
- конференц-зал, который является частью переговорного крыла или самостоятельной площадкой.
Перепланировку рабочей части офиса начинают с анализа рабочего времени и выделения из коллектива постоянных и удаленных сотрудников. Анализ обязанностей помогает выделить нужное количество персональных кабинетов и рассчитать число рабочих мест в зоне open space. Открытые рабочие места должны находиться на максимальном удалении от фронт-офиса с его переговорными, общими залами, локациями для посетителей.
Кабинеты оборудуют стандартной офисной мебелью, свободные рабочие места оснащают шкафчиками для личных вещей, удобными диванами, креслами, столиками с регулируемой высотой. Для подавления возможного шума в открытой рабочей зоне применяют акустические перегородки, экраны, ширмы.
Пространство для отдыха используется не только для релакса. В нем можно устраивать неформальные переговоры с партнерами, промежуточные совещания, презентации, мозговые штурмы. Обязательными элементами такой зоны являются стулья, звукоизолирующие перегородки, живые растения. Не стоит забывать и об освещении — оно должно быть теплым, в меру ярким.
Конференц-зал обустраивается в свободной части рабочей или лаунж-зоны. Этот участок офиса оформляется максимально креативно. Например, часть ступеней лестничного пролета, подоконники можно превратить в сидячие места, ориентированные на выдвижной экран или магнитную доску для презентаций. Мебель в конференц-зале несет двойную нагрузку. Многие предметы-трансформеры используются как модули для сборки конфигураций любой сложности. Благодаря этому владелец офиса может сэкономить время, место, деньги.
Подведем итоги
- Главная переговорная должна располагаться по соседству с ресепшн-зоной. Тогда вам не придется водить посетителей по офису, раскрывая детали «внутренней кухни» перед важными переговорами.
- Коллективная работа над проектами предполагает выделение нескольких конференц-залов, которые встраиваются в пространство для отдыха или оформляются как отдельные помещения. Но переговоры на кухне или в лаунж-зоне подходят только для открыто обсуждаемых проектов.
- При кабинетной планировке рабочей зоны важна группировка персонала по интересам. Сотрудники смежных отделов не должны получать кабинеты в разных концах офиса. Это нарушит сплоченность коллектива и негативно отразится на KPI сотрудников, отделов.
- Конференц-зал — это не модное веяние, а обязательная часть офиса. Работодатель должен организовать место для обсуждения внутренних рабочих процессов. Официальная переговорная комната его не заменит, как и стол для совещаний в кабинете руководителя.
- Кухня, лаунж-зона должны находиться на максимальном удалении от кабинета руководителя и рабочего пространства.
